---

Informativa sulla Privacy – XTalk (Xtremecloud srl)

La presente informativa è resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDomineral Data Protection Regulation – GDPR) e descrive le modalità con cui Xtremecloud srl tratta i dati personali degli utenti, le finalità del trattamento e i diritti dell’interessato.

---

I. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Xtremecloud srl, rappresentata da Joshua Colombo, con sede legale in Via Giovanni Prati, 14 – 38056 Levico Terme (TN), Italia.
📧 Per qualsiasi richiesta o chiarimento: info@xtalk.it

---

II. Tipologie di dati personali raccolti

Durante l’utilizzo dei servizi o in fase di registrazione, possiamo raccogliere i seguenti dati personali:

• Nome e cognome

• Ragione sociale / dati aziendali

• Indirizzo email

• Codice fiscale / Partita IVA

• Data di nascita

• Indirizzo di residenza o sede

---

III. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati personali si basa su:

• Esecuzione di un contratto (es. attivazione di servizi VoIP o digital assistant)

• Obblighi legali (es. normative in materia di telecomunicazioni)

• Consenso esplicito, ove richiesto (es. per finalità promozionali o accesso a funzioni opzionali dell’app)

---

IV. Finalità del trattamento

I dati personali vengono trattati per:

• Fornire e gestire i servizi erogati da XTalk

• Gestire gli account utente e i relativi accessi

• Rispondere a richieste di assistenza o informazioni

• Garantire la sicurezza della piattaforma e monitorarne l’attività

• Comunicare aggiornamenti sui servizi o manutenzioni

• Inviare comunicazioni promozionali (solo previo consenso)

• Effettuare analisi statistiche anonime sull’utilizzo dei servizi

---

V. Modalità e luogo del trattamento

I dati vengono trattati:

• Mediante strumenti elettronici e automatizzati

• Con logiche e misure di sicurezza adeguate alla protezione dei dati

Possono accedere ai dati personale del personale incaricato (es. supporto, amministrazione, marketing, tecnici di sistema) o soggetti esterni autorizzati (es. fornitori di hosting o servizi IT), vincolati da accordi di riservatezza.

---

VI. Comunicazione dei dati

I dati personali possono essere condivisi:

• Con operatori telefonici all’interno dell’UE per l’attivazione o gestione del numero

• Con fornitori terzi fidati per infrastrutture cloud, email, AI, ecc.

• In forma aggregata e anonima per finalità statistiche

Possono inoltre essere comunicati:

• In presenza di obblighi legali o su richiesta delle autorità giudiziarie

• In caso di difesa in sede giudiziaria

• In caso di acquisizione aziendale o trasferimento di ramo d’azienda

---

VII. Luogo di conservazione dei dati

I dati personali sono conservati su server situati all’interno dell’Unione Europea.

Non vengono trasferiti al di fuori dell’UE, salvo:

• Decisioni di adeguatezza da parte della Commissione Europea

• Presenza di clausole contrattuali standard (SCC)

Alla cancellazione dell’account, i dati vengono eliminati, salvo dati anonimizzati a fini statistici.

---

VIII. Diritti dell’interessato

L’utente può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15–21 del GDPR:

• Accesso ai propri dati

• Rettifica o integrazione dei dati

• Cancellazione dei dati (diritto all’oblio)

• Limitazione del trattamento

• Opposizione al trattamento

• Portabilità dei dati

• Revoca del consenso (ove applicabile)

• Reclamo all’Autorità Garante competente

---

IX. Diritto alla cancellazione e portabilità

È possibile richiedere in qualsiasi momento:

• La cancellazione totale o parziale dei dati

• La portabilità verso un altro titolare del trattamento

La richiesta va inviata a info@xtalk.it e sarà evasa entro 36 ore, nei limiti della fattibilità tecnica.

---

X. Modifiche alla presente informativa

La presente informativa può essere aggiornata in qualsiasi momento per adeguamenti normativi o funzionali.
In caso di modifiche sostanziali, gli utenti saranno informati preventivamente.

---

XI. Trattamento dati tramite app mobile (Android e iOS)

Questa sezione si applica agli utenti che installano e utilizzano l’app mobile XTalk tramite Google Play Store e Apple App Store.

A. Dati raccolti tramite l’app

• Identificativi del dispositivo (es. Android ID, IDFA)

• Dati di utilizzo (log, crash)

• Accesso al microfono (per funzioni vocali)

• Contatti e metadati delle chiamate (solo se autorizzato)

• Posizione (opzionale, solo se attivata)

Nessun dato viene raccolto senza consenso esplicito.

B. Finalità del trattamento in-app

• Fornire funzionalità vocali, di messaggistica e routing

• Migliorare la qualità del servizio

• Sincronizzare contatti, calendario e personalizzare l’esperienza

C. Permessi richiesti

Android:

• Microfono

• Contatti (facoltativo)

• Stato telefono

• Archiviazione

• Posizione (facoltativo)

iOS:

• Microfono

• Contatti (facoltativo)

• Notifiche push

• App Tracking Transparency: XTalk non utilizza IDFA per finalità pubblicitarie o di profilazione

D. Conservazione e cancellazione dei dati

L’utente può richiedere:

• La cancellazione del proprio account

• La cancellazione dei dati personali

• L’esportazione dei propri dati

Le richieste sono gestite via email e risolte entro 36 ore.

E. Condivisione dei dati

I dati non vengono condivisi con terzi per finalità di marketing.
Eventuali elaborazioni vocali sono effettuate da provider sicuri (es. Google, OpenAI), nel rispetto del principio di minimizzazione dei dati.

F. Tutela dei minori

L’app non è destinata a utenti di età inferiore ai 13 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori.

G. Conformità

La presente sezione è conforme a:

• Google Play User Data Policy

• Data Safety section

• Apple App Store Review Guidelines

• Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

---

XII. Servizi di Intelligenza Artificiale e Intelligenza Conversazionale

La piattaforma XTalk integra moduli di Intelligenza Artificiale (IA) per offrire funzionalità conversazionali avanzate.

A. Dati trattati dai moduli AI

I seguenti dati possono essere trattati dal sistema AI:

• Messaggi testuali inviati dall’utente

• Dati vocali (trascritti o analizzati)

• Dati contestuali e comportamentali

• Documenti o dati aziendali forniti per l’addestramento

B. Finalità del trattamento AI

I dati vengono utilizzati per:

• Comprendere richieste in linguaggio naturale

• Generare risposte pertinenti e personalizzate

• Smistare correttamente le conversazioni

• Riassumere o archiviare le interazioni

Non viene effettuata alcuna profilazione per finalità di marketing.

C. Modelli AI utilizzati

A seconda del caso d’uso, XTalk può utilizzare:

• OpenAI (ChatGPT)

• Google AI / Cloud STT-TTS

• Anthropic Claude

• Altri modelli con garanzie GDPR e contrattuali

Nessun dato personale viene conservato dai provider AI terzi.

D. Sicurezza e tecniche di minimizzazione

• I dati trattati dall’AI sono temporanei e non persistono oltre il necessario

• Vengono applicate tecniche di anonimizzazione ove possibile

• I log delle conversazioni sono accessibili solo da personale autorizzato

E. Logica automatizzata e diritti

L’IA può prendere decisioni automatiche (es. indirizzamento, sintesi) ma:

• Nessuna decisione ha effetti legali o simili

• È sempre possibile richiedere intervento umano

Gli utenti possono opporsi al trattamento automatizzato o richiedere informazioni e rettifiche in qualsiasi momento.

---

XIII. Contatti

Per qualsiasi informazione relativa al trattamento dei dati personali, puoi contattarci a:
📧 info@xtalk.it